quarta-feira, 16 de janeiro de 2008

Análise e descrição de cargos

A análise e descrição de cargos é uma ferramenta gerencial muito eficiente para a uma organização, principalmente pela grande quantidade de informações que gera e que servem de subsídios para diversos processos de gestão de pessoas.
Como qualquer outra ferramenta de gestão, possui fundamento teórico, base desse artigo, que objetiva de maneira clara e objetiva fornecer alguns conceitos e orientações para a sua aplicação.

Conceito da descrição e análise de cargos (O quê)
É um documento formal, geralmente um formulário ou relatório com o detalhamento do que um cargo exige em termos de conhecimentos, habilidades e capacidades para que possa ser desempenhada determinada função. A descrição e análise de cargos tende a otimizar o desenvolvimento de outras atividades, tais como: recrutamento, seleção, treinamentos, planejamento de cargos e salários, avaliação de desempenho e segurança no trabalho.

A importância da descrição e análise dos cargos do Estado de Mato Grosso (Porque)
O Governo de Mato Grosso, com os Núcleos Sistêmicos está implantando no Estado, um modelo de gestão por processos. Nesse modelo, a quantidade de cargos se dá em função da quantidade de processos e das demandas de trabalho. O conjunto de cargos responsáveis por um número específico de processos (sistemas) compõe a estrutura organizacional. Dentro da estrutura, cada cargo está direta ou indiretamente responsável por um ou mais processos, de forma que estes (os processos) requerem profissionais com características específicas, daí a necessidade de se fazer a descrição e análise dos cargos dos Núcleos Sistêmicos com o objetivo de alocar as pessoas certas nos cargos adequados.
Além disso, a descrição e análise de cargos oferece:
• Insumo para nomear pessoas para os cargos existentes: Uma vez que o perfil do cargo já está descrito, basta encontrar a pessoa que melhor preencha os requisitos exigidos.
• Insumo para avaliação de desempenho: O desempenho do ocupante do cargo pode e deve ser avaliado com base nas características que o cargo requer.
• Insumo para levantar necessidades de capacitação: A análise e descrição do cargo contém o perfil de profissional ideal para ocupar aquele cargo. Se o ocupante não possui certa habilidade ou conhecimento requerido pelo cargo, deve desenvolver tal habilidade ou conhecimento para desempenhar de maneira satisfatória suas funções. A necessidade de capacitação é, portanto, a diferença entre a descrição do cargo e a avaliação de desempenho do servidor.
• Insumo para ações de segurança no trabalho, porque identifica os cargos em que os riscos a saúde do trabalhador são maiores.
• Insumo para revisão de leis de carreira: Na medida em que a descrição dos cargos é analisada periodicamente e sofre mudanças devido as novas demandas dos processos (leia-se sociedade), aumentando a complexidade das atividades pode-se propor alterações nas leis de carreira objetivando adequar o salário/carga horária as exigências do cargo.
• Clareza para os ocupantes dos cargos sobre as atividades, responsabilidades e a importância do seu trabalho para a melhoria dos serviços públicos.

Etapas da realização da descrição e análise de cargos (Como)
Objetivamente a descrição de cargos é realizada nas seguintes etapas:
• Elaboração de formulário
• Elaboração de manual de instrução de preenchimento do formulário e/ou treinamento dos facilitadores.
• Preenchimento dos formulários (pode ser por meio de entrevista de um facilitador ao ocupante do cargo, ou o próprio ocupante preenchendo o formulário)
• Validação/correção dos formulários preenchidos
• Revisão periódica da descrição para adequação do cargo às mudanças nos processos/atividades

Entrevista de levantamento de dados para elaboração da descrição e análise de cargos.
A entrevista é uma das formas de coleta de dados com maior potencial para refletir de maneira fidedigna a realidade da organização. Tanto o entrevistador quanto o entrevistado têm oportunidades de refletir sobre o cargo de uma forma sistemática. A entrevista levanta pontos e questões que normalmente passam despercebidos no dia-a-dia da organização.
A entrevista deve iniciar com o entrevistado dando uma visão geral do cargo, em termos de objetivos e responsabilidades. A seguir o entrevistador deve iniciar as perguntas diretivas que propiciarão as respostas para preencher o formulário. As respostas devem contemplar os itens de um plano de ação: O que faz? Quando faz? Como faz? Onde faz? Porque faz?
Algumas perguntas que o entrevistador pode fazer:
• Qual o objetivo central que o seu cargo deve alcançar?
• Quais são as principais atividades que você dirige, supervisiona ou controla? (Esta pergunta pode gerar muitas outras. Pode tomar algum tempo para cobrir todas as atribuições do cargo).
• Qual a participação do seu cargo na definição de políticas, objetivos, normas e procedimentos para sua área?
• Como são estabelecidos os objetivos e metas de curto/longo prazos para o seu cargo?
• Como é feito o planejamento, o acompanhamento e as correções dos planos e objetivos do seu trabalho?
• Como você planeja, acompanha, controla e avalia o resultado do trabalho dos membros da sua equipe?
• Quais as principais complexidades do seu cargo?
• Que tipos de obstáculos ou de oportunidades exigem o máximo de sua habilidade para atingir seus objetivos?
• Como o seu superior pode saber se você está tendo um desempenho satisfatório em relação aos objetivos estabelecidos para o seu cargo?
• Quais os principais objetivos que poderiam ser tomados como representativos para o seu cargo?
• Qual a medida (quantitativa ou qualitativa) poderia ser utilizada para descrever ou medir o seu desempenho?

Sugestão de verbos para iniciar as frases de descrição das atividades
Aconselhar, adotar, ajustar, ajudar, analisar, apoiar, apresentar, aprovar, aprimorar, avaliar, aferir, conduzir, consultar, contatar, controlar, desenvolver, determinar, dirigir, elaborar, especificar, estabelecer, estudar, examinar, executar, facilitar, informar, liderar, manter, motivar, orientar, organizar, participar, pesquisar, planejar, preparar, prever, receber, recomendar, reportar, representar, rever, selecionar, supervisionar, treinar, verificar.

Sugestão de verbos para descrever a missão do cargo
Verbos para você usar no meio da frase, depois de palavras como "visando a", "afim de", "para", "com o objetivo de" etc.
Alcançar, apoiar, aprimorar, assegurar, assistir, atingir, aumentar, auxiliar, conseguir, contribuir, controlar, coordenar, criar, cumprir, desenvolver, estabelecer, estimular, facilitar, formular, implementar, manter, maximizar, minimizar, motivar, obter, otimizar, preservar, promover, proteger, reduzir.

CONSIDERAÇÕES FINAIS

Agora que você já sabe da importância da descrição e análise de cargos para o Estado de Mato Grosso, boa sorte e mãos a obra. Você está colaborando para tornar a gestão pública mais eficiente, transparente e profissional.
Sugestões e contribuições serão bem vindas!
Joelson O. Matoso
E-mail: joelsonmatoso@sad.mt.gov.br
Facilitador